Några råd och tips

Enligt vår metodik innehåller alla medarbetarsamtal, utvecklingssamtal, ett antal viktiga moment:

• Förberedelse
• Inledning
• Fördjupning
• Avslut och uppföljning

Förberedelse - skapa en gemensam plattform
Formulera både syfte och mål för utvecklingssamtalet samt skapa ett genomtänkt diskussionsunderlag. Förebered din medarbetare genom att i god tid klargöra tidpunkt och tidsomfattning. Klargör även syftet med mötet och be medarbetaren förbereda sig inför utvecklingssamtalet. 

Inledning - var närvarande och visa intresse
Koncentrera dig på samtalet, var närvarande och ställ in dig på att höra vad medarbetaren egentligen säger. Ett genomtänkt diskussionsunderlag hjälper dig att skapa struktur och snabbt arbeta igenom de viktigaste områdena för medarbetar- och verksamhetsutveckling. Du visar att du är intresserad och ger fortsatt uppmärksamhet samt utvecklar dialogen genom att använda frågeformuleringar baserade på; Hur, Vem, Vad, När, Berätta mer. Exempel på bra frågor:

• Intressant, berätta mer...
• Hur tänker du när du säger...
• Vem skulle kunna hjälpa dig...
• Vad händer om du tar kontakt med...

Fördjupa - hitta idéer och lösningar
Bygg samförstånd och arbeta utifrån ett vinna/vinna läge. I ett utvecklingssamtal kommer man ibland till en fråga som man inte kan enas om. Om det är möjligt kom överens om att ni inte är överens, bestäm när ni tar upp frågan igen och gå vidare till nästa punkt. Fastna inte i felsökning och negativa upplevelser. Vad ni lärt och hur ni finner lösningar för framtiden är det viktiga. Undvik försvar och förklaringar, hitta istället idéer och lösningar för att båda parter ska kunna utvecklas i sina yrkesroller.

Avsluta - utvärdera, dokumentera och följ upp
Med en bra avslutning och dokumentation av ett utvecklingssamtal ökar förutsättningarna för att ord och handling går hand i hand. Sammanfatta det som sagts, bekräfta gjorda överenskommelser och att sammanfattningen stämmer. Bestäm när och hur uppföljning sker.
Gör en gemensam utvärdering av samtalet, vad var bra, höll vi oss till sakfrågorna, vad kan vi göra bättre etc. Anteckna och dokumentera resultatet av utvecklingssamtalet, ta en kopia var och ni har ett utmärkt utgångsläge inför nästa utvecklingssamtal.